「AIでまとめました。確認お願いします」をなくす。出す前の「3行の確認メモ」と、受け取る側の返し方

部下や同僚から、AIで作った資料が「AIでまとめました。確認お願いします」と届く。読んでみると、数字の根拠が分からない、どこまで本人が確かめたのかも分からない――。AIが職場に広がるほど、こうした場面は増えています。この記事では、AIで作った書類を社内外に出す前の「確認のルール」を、出す側と受け取る側の両方から紹介します。中心になるのは、書類に添える「3行の確認メモ」です。

「AIでまとめました」で困ること

AIを使うこと自体は、悪いことではありません。困るのは、確かめる仕事が、作った人から受け取った人へ移ってしまうことです。受け取った上司は、どこが本人の言葉で、どこがAIの推測なのか分からないまま、全文を読み直すことになります。

どこまで確かめたか不明数字や日付を元の資料と照らしたのか、AIの出力のままなのか分からない

中身が薄い文章は整っているが、本人の考えや現場の事情が入っていない

上司の時間が増える確認が上司に集まり、AIで速くなったはずの仕事が、上司の机で止まる

ルールがない職場では、受け取る側が「AIを使うな」と言いたくなります。でも、それでは便利な道具を手放すことになります。必要なのは禁止ではなく、誰が、どこまで確かめてから出すかの決まりです。

出す側のルール：3行の確認メモ

AIを使って作った書類を出すときは、本文の先頭か送り状に、次の3行を添えることにします。これだけで、受け取る側は「どこを見ればよいか」がすぐに分かります。

ここがポイント

3行目の「まだ確かめていない所」を書けることが、いちばん大切です。「全部確かめました」より、「ここは確かめていません」と正直に書かれた書類のほうが、受け取る側はずっと安心して使えます。書けない場合は、まだ出す段階ではないということです。

書類の重さで、確認の深さを変える

すべての書類を同じ深さで確かめる必要はありません。書類の「重さ」で、確認のしかたを3段階に分けておくと、手間をかけるべき所に集中できます。

受け取る側のルール

ルールは、出す側だけでなく、受け取る側にも必要です。受け取る側の反応しだいで、ルールが根づくかどうかが決まります。

とくに3つ目が大切です。確かめていない所を書いたら叱られる職場では、誰も正直に書かなくなり、確認メモが形だけのものになってしまいます。

AIへの頼み方の例

確認メモを作るのにも、AIが使えます。下書きを作らせたあとに、次のように頼むと、自分が確かめるべき所の一覧が出てきます。最後に確かめて3行を書くのは、あくまで本人です。

受け取る側が、届いた書類の確かめどころを整理したいときにも使えます。

社内ルールにするときのコツ

まず1つの書類から始める：全社一斉ではなく、たとえば「お客様への報告書」だけで3行の確認メモを試し、1か月ほどで見直します。見本を見せる：上司や推進役が、自分の書類に確認メモを付けて見せるのがいちばんの近道です。

社内のAIルールに書き足す：入力してよい情報などを決めた社内ルールがあれば、そこに「AIで作った書類を出すときの決まり」として加えます。ルールを作るときの考え方は、関連記事「生成AIの社内ルール、まず決めたい7つのこと」も参考にしてください。

• AIで作った書類に「3行の確認メモ」を付ける決まりを作った
• 書類の重さを3段階に分け、確認の深さを決めた
• 社外に出る書類は、もう1人が確認してから出すことにした
• 確認メモがない書類は、受け取る側が差し戻すことにした
• 「確かめていない所」を書いた人を叱らないと決めた
• まず1つの書類で試し、1か月後に見直す日を決めた

よくある質問

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