AIを入れたら、逆に忙しくなった？確認と手直しに追われる原因と、仕事の任せ方の見直し方

「AIを入れたのに、前より忙しくなった」――AIを使い始めた会社から、よく聞く声です。文章はすぐできるのに、確認と手直しに追われる。浮いたはずの時間が、いつの間にか別の雑務で埋まっている。この記事では、AIを入れた直後にかえって忙しくなった会社が、仕事の「任せ方」を見直して事務の時間を減らしたモデルケースを紹介します。忙しくなる原因と、見直しの手順、そのまま使えるAIへの頼み方までまとめました。

会社

T設備工業／地方都市の設備工事会社（空調・給排水・電気）

規模

従業員35名、工務・事務8名

困りごと

生成AIを全員に配ったが、報告書や見積説明の確認・手直しが増え、事務の時間は月約80時間から約95時間に増えてしまった

対象の業務

工事報告書、見積の説明文、お客様へのメール、社内の週報

AIでかえって忙しくなる、よくある原因

T設備工業では、社長の号令で全員にAIのアカウントを配りました。最初の1か月は「報告書があっという間にできる」と好評でしたが、2か月目から様子が変わります。工務課長の机には、AIで作った長い報告書と見積の説明文が次々に届き、確認と手直しに追われるようになりました。

確認と手直しが増えたAIの文章はもっともらしいが、数字や工事名がまちがっていることがある。全文を読み直すしかない

資料が長くなったAIは何でも丁寧に書くので、1枚で済んだ報告が3枚になり、読む側の時間が増えた

浮いた時間が消える早くできた分、別の雑務や「ついでの資料」が増えて、楽になった実感がない

原因は、AIの性能ではありませんでした。AIに渡す材料も、仕上がりの形も、確かめ方も決めないまま、今の書類をそのままAIで作らせたことです。誰も読まない書類までAIで量産すれば、それを読む人と確かめる人の手間が増えます。確かめ方がなければ、結局は1行目から全部、人が目を通すはめになります。

ここがポイント

AIを入れて忙しくなるのは、「使い方が下手」だからではありません。仕事の範囲と確認のしかたを決めていないことが、いちばん多い原因です。AIを使う前に、仕事の流れを少しだけ設計し直すと、確認の手間は大きく減ります。

見直しの手順（5ステップ）

T設備工業は、当社と一緒に、事務の仕事を1つずつ見直しました。やったことは、次の5つです。

1. やめる仕事を決める読まれていない書類
2. 材料と仕上がりを決める検査のしかたも
3. 前提メモを作る会社の事情をまとめる
4. 確認は印の所だけ「不明」「要確認」
5. 浮いた時間を決める使い道を先に

1. やめる仕事を先に決める：AIに任せる前に、「この書類は誰が読んでいるか」を確かめました。すると、毎週作っていた週報のうち、社長以外ほとんど読んでいないものが見つかりました。週報は廃止し、月1回の打合せで口頭で共有することにしました。

2. 材料と仕上がりを決める：工事報告書なら「A4・1枚」「作業内容・使った材料・次回の予定の3項目」「数字は日報からそのまま写す」と、AIに渡す材料と、できあがりの形を決めました。

3. 前提メモを作る：会社の取引先、よく使う工事の名前、書き方のルールを1つのメモにまとめ、AIに最初に読ませるようにしました。毎回「うちの会社は……」と説明し直す手間がなくなりました。

4. 確認は印の所だけ：AIには「分からないこと・推測したことは書かずに【不明】【要確認】と印を付ける」よう指示しました。確認する人は、印の付いた所と数字だけを見ればよくなりました。5. 浮いた時間の使い道を決める：減った時間は「現場の段取りと、お客様への連絡に使う」と先に決め、新しい雑務を増やさないようにしました。

AIに任せる前に決める「材料・仕上がり・検査・判断」

工事に図面と仕様書があるように、AIに任せる仕事にも「決めごと」が要ります。T設備工業では、現場の言葉に置きかえて、次の4つを書類ごとに決めました。頼み方の言い回しを工夫するより、こちらのほうが下書きの品質は安定します。

AIへの頼み方の例

工事報告書の下書きは、次のように頼みます。最初に前提メモを貼り、仕上がりの形と検査のしかたをはっきり書くのがコツです。

「この仕事、やめられないか」をAIに相談するのも効果的です。仕事を減らす視点は、自分たちだけではなかなか出てきません。

どれくらい時間が減ったか

見直しの前後で、工務・事務8名の事務作業の時間（報告書・見積の説明・メール・週報）を比べました。AIを配った直後は、確認と手直しが増えて、かえって時間が増えていました。

減った時間は、決めておいたとおり、現場の段取りとお客様への連絡に使っています。工務課長は「AIの文章を読む仕事から、AIに渡す材料をそろえる仕事に変わった」と話しています。

注意点と、続けるコツ

最初から全部の仕事でやらない：まずは、毎週・毎月くり返す仕事を1つだけ選び、材料・仕上がり・検査を決めて試します。うまくいった形を、ほかの仕事に広げていきます。

確認を他人に回さない：「AIでまとめたので、まちがいがないか見てください」と、確認を受け取る側に回すと、上司やお客様の負担が増えます。AIを使った人が、印の所と数字を確認してから出す決まりにしましょう。根拠になった日報の文言を一緒に抜き出させると、確認が早くなります。

前提メモを育てる：AIの下書きを直したら、その直し方を前提メモに書き足します。同じ直しを何度もしなくて済むようになり、使うほど手直しが減っていきます。

• AIに任せたい仕事を1つ選んだ
• その書類を誰が読んでいるか確かめた
• 材料・仕上がり・検査・人が決めることを書き出した
• 会社の前提メモを作った
• 「不明」「要確認」の印を付けさせる指示を入れた
• AIを使った人が確認してから出す決まりにした
• 浮いた時間の使い道を決めた

よくある質問

※本記事の会社名・数値は、導入の流れを説明するためのモデルケースです。

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