コラム2026年10月15日

生成AIの社内ルール、まず決めたい7つのこと。A4一枚で、情報漏えいを防ぎながら社員が安心して使える会社へ

「AIを使わせたいが、情報漏えいが心配」。経営者の方から、最もよく聞く悩みのひとつです。かといって全面禁止にすると、社員が個人のスマホでこっそり使い、かえって危ないことになりかねません。この記事では、中小企業が最初に決めておきたい生成AIの社内ルールを、A4一枚にまとめる方法として紹介します。

会社: H商事／地方の卸売会社
規模: 従業員20名
困りごと: ルールがないまま、一部の社員が個人の無料版AIに見積やお客様の名前を入力していたことが分かった
対象の業務: AIの社内ルール情報の取り扱い社内勉強会
使ったもの: A4一枚の社内ルール、AI「Claude（クロード）」の法人向けプラン、30分の社内勉強会

困っていたこと

ルールがなかった
個人のAIに社内情報
使ってよいか分からない

やったこと

使うAIを会社で決めた
情報を3段階に分けた
A4一枚にして勉強会

変わったこと

安心して使える社員が増えた
迷ったときの相談先ができた
情報の扱いがそろった

禁止でも、放置でもなく「ルール」を

H商事では、AIの話題が社内で出始めたころ、特にルールを決めていませんでした。ところが、ある社員が個人のスマホの無料版AIに、お客様の名前が入った見積を貼り付けていたことが分かりました。

情報が外に出るおそれ個人のアカウントでは、入力した内容の扱いを会社が管理できない

ルールがない何を入れてよいか分からず、使う人と使わない人に分かれる

禁止にすると使われない全面禁止にすると、便利さを知った社員が隠れて使ってしまう

大切なのは、「禁止」でも「放置」でもなく、安心して使える範囲を会社が決めることです。ルールがあることで、社員は迷わず使えるようになります。

まず決めたい7つのこと

最初から完璧なルールを作る必要はありません。中小企業なら、次の7つを決めておけば十分なスタートになります。

	決めること	H商事の例
1	使ってよいAI	会社が契約した法人向けプランだけを使う
2	入れてはいけない情報	お客様の個人情報、口座やカードの番号、社外秘の契約書
3	加工すれば入れてよい情報	名前や社名を伏せた見積・文面
4	AIの答えの確認	社外に出す前に、必ず人が内容と数字を確認する
5	社外に出すときの注意	他社の文章や画像をそのまま使わない。事実を確かめる
6	困ったときの相談先	総務の担当者（迷ったら入れる前に聞く）
7	見直しの時期	半年に1回、使い方を聞いて見直す

情報は「信号」の3段階で分ける

いちばん迷うのが「何を入れてよいか」です。細かい一覧を作るより、信号のように3段階で考えると、社員が自分で判断しやすくなります。

AIに入れる情報を、入れない・加工して入れる・そのまま入れてよい、の3段階に分けるイラスト — 赤は入れない、黄は加工して、青はそのまま

赤入れない

お客様の個人情報、口座・カード番号、社外秘の契約書など

黄加工して入れる

名前や社名を「A社」「Bさん」に置き換え、金額をぼかしてから

青そのまま入れてよい

公開済みの情報、一般的な文章の下書き、自社の商品説明など

A4一枚のルール例

H商事では、次のような内容をA4一枚にまとめ、社内の掲示板と共有フォルダに置きました。

AI利用ルール（例） 1．AIは、会社が契約した法人向けプランだけを使います。個人のアカウントで仕事の情報を入れないでください。 2．赤の情報（お客様の個人情報、口座・カード番号、社外秘の契約書）は入れません。 3．黄の情報は、名前や社名を伏せてから入れます。 4．AIの答えは、社外に出す前に必ず自分で確認します。数字と固有名詞は特に注意します。 5．他社の文章や画像をそのまま使いません。 6．迷ったら、入れる前に総務の担当者に相談します。 7．このルールは半年ごとに見直します。