現場日報を、話すだけで。月58時間から18時間に。書くのが苦手な職長も、スマホの音声入力とAIで日報が仕上がる

工事現場の日報は、会社にとって大切な記録です。ところが、現場を終えた職長が事務所や車の中で書くことが多く、「書くのが面倒」「中身が人によって違う」という悩みがつきものです。この記事では、スマホの音声入力とAIを使って、現場日報を「話すだけ」で仕上げる方法を、モデルケースで紹介します。

会社

E設備工業／地方都市の設備工事会社（電気・空調・給排水）

規模

従業員30名、職長8名

困りごと

職長が毎日の日報に1人約20分。事務員が日報から工数を集計する作業にも月約10時間

対象の業務

作業日報工数の集計ヒヤリハットの記録

使ったもの

スマホの音声入力、今の日報のひな形（Excel）、AI「Claude（クロード）」

現場日報が負担になる理由

E設備工業では、職長が毎日、作業内容・人員・進捗・翌日の予定・安全上の気づきを日報に書いています。どれも大切な情報ですが、1日の仕事を終えてから書くのは、正直なところ大きな負担でした。

夜に書く現場が終わってから事務所や車の中で書くため、帰りが遅くなる

中身が人によって違う書くのが苦手な職長ほど短くなり、大事な情報が抜ける

集計が大変事務員が日報を読み、工事ごとの工数を別の表に転記している

特に困っていたのが、ヒヤリハットの記録です。書く手間が大きいと、「小さなことだから」と書かずに済ませてしまいがちです。

AIを使った新しい流れ（5ステップ）

ポイントは、職長は「書く」のではなく「話す」こと。整理と清書はAIに任せます。話すのは、現場を出る前の2〜3分で十分です。

1. 話して入力スマホに2〜3分
2. AIが整える項目ごとの日報に
3. 職長が確認数字と名前を見る
4. 事務所と共有いつもの方法で
5. 工数を集計AIが表にまとめる

話した内容が、整った日報になる

話し言葉のままで構いません。「えーと」や話の順番がばらばらでも、AIが日報の項目ごとに整理してくれます。

ここがポイント

話すときは「今日やったこと」「何人で」「どこまで進んだか」「明日やること」「ヒヤッとしたこと」の5つを順に話す、と決めておくと、抜けのない日報になります。ヘルメットのステッカーなど、目に入るところに5つを書いておく会社もあります。

AIへの頼み方の例

毎日同じ頼み方を使うと、日報の形がそろい、事務所での集計もしやすくなります。スマホから使えるように、頼み方をメモアプリなどに保存しておくと便利です。

どれくらい時間が減ったか

職長8名が月22日、日報を書くとして試算すると、次のように変わります。

人件費込みの時給2,500円で換算すると、月約12万円、年約144万円分の時間です。時間は当社の試算で、現場の数や日報の形式によって変わります。

書く手間が減ったことで、ヒヤリハットの記録が以前より増えました。小さな気づきが集まるようになり、朝礼で共有する話題も具体的になっています。

注意点と、続けるコツ

よくある質問

※本記事の会社名・数値は、導入の流れを説明するためのモデルケースです。

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