総合評価方式の提案書を、AIで下書きする。評価の基準を設問に分け、自社の記録で答える

価格だけで決まる入札とちがい、総合評価方式の入札では、価格に加えて「どんな体制で、どう業務を進めるか」を書いた提案書が点数で評価されます。清掃や設備管理の業務委託でも、この方式の案件が少しずつ増えています。ところが、提案書づくりは入札の作業の中でもいちばん時間がかかり、担当者の文章力に左右されがちです。この記事では、評価の基準を設問に分け、自社の記録から材料を集め、AIで下書きを作る方法を、ビルメンテナンス会社のモデルケースで紹介します。AIに「勝てる提案書」を書かせるのではなく、評価する人が読みやすい形に、自社の事実を並べる使い方です。

会社

B総合管理／地方都市のビルメンテナンス会社（清掃・設備管理・警備）

規模

従業員120名、入札担当3名

困りごと

総合評価方式の案件は1件の提案書に2〜3週間かかり、年に数件しか出せない。書ける人が1人に限られ、評価の基準に答えきれていない所で点を落としていた

対象の業務

評価基準の読み込み、提案書の構成づくりと下書き、提出前の確認

総合評価方式の提案書で、時間がかかるところ

総合評価方式では、価格の点数と、価格以外の点数（技術提案、業務の実績、配置する人の資格や経験、地域への貢献など）を合わせて落札者が決まります。どの項目に何点を配るか、点数をどう計算するか（価格以外の点数を足す方式や、価格で割る方式など）は、発注機関ごとに入札説明書や評価基準で示されます。

B総合管理では、この方式の案件が出るたびに、ベテランの入札担当者が1人で提案書を書いていました。時間がかかっていたのは、文章を書くことそのものより、その前後の作業です。

基準を読み解くのに時間がかかる評価基準・仕様書・様式の注意書きが別々の資料にあり、何を書けば点になるのかを整理するだけで数日かかる

材料が社内に散らばっている過去の業務実績、資格者の名簿、研修や事故防止の記録が、部署ごとの資料やベテランの記憶に分かれている

書ける人が限られる提案書を書いた経験のある人が1人だけで、ほかの担当者は手伝い方が分からない

提案書の点数を上げるいちばんの近道は、名文を書くことではありません。評価の基準が求めていることに、もれなく、具体的に答えることです。その下準備こそ、AIが得意な作業です。

評価の基準を「設問」に分けて読む

提案書は、試験の答案に似ています。評価基準は「設問」で、配点は「設問ごとの点数」です。まずはAIに評価基準と仕様書を読ませ、設問の一覧表を作ってもらいます。

一覧にしてみると、「品質の確保」の配点が大きいのに、これまでの提案書では半ページしか書いていなかった、といった偏りが見えてきます。配点の大きい設問から、書く量と材料を厚くする。これだけでも提案書の質は変わります。

ここがポイント

評価基準に「評価の視点」や「加点の条件」が書かれているときは、その言葉をそのまま見出しや小見出しに使うと、評価する人が採点しやすくなります。読み手は限られた時間で何社もの提案書を見比べている、と考えて構成を決めましょう。

AIを使った下書きの流れ（5ステップ）

1. 基準を読む設問の一覧にする
2. 材料を集める実績・資格・記録
3. 構成を作る配点に合わせて
4. 下書きする設問ごとにAIで
5. 人が仕上げる事実と様式を確認

1. 基準を読む：入札説明書、評価基準、仕様書、提案書の様式をAIに渡し、設問の一覧表（項目・配点・評価の視点・様式の指定）を作らせます。枚数や文字の大きさの指定、書いてはいけないこと（社名を書かない指定など）も、この段階で一覧に入れておきます。

2. 材料を集める：設問ごとに、使える自社の記録を集めます。同じような施設での業務実績、資格者の名簿、研修の記録、ヒヤリハットの集計、お客様アンケートの結果などです。集めるのは事実と数字で、文章はまだ書きません。

3. 構成を作る：設問の一覧と配点をもとに、AIに見出しと、各見出しに使える分量の目安を出させます。様式の枚数制限から逆算して、配点の大きい設問に多くの紙面を割きます。

4. 下書きする：設問ごとに、評価の視点と材料を渡して、AIに下書きを書かせます。一度に全部を書かせず、設問1つずつ進めるのがコツです。

5. 人が仕上げる：担当者が事実と数字を元の記録で確かめ、施設の現地で見たことを書き足し、様式に流し込みます。最後に、設問の一覧と照らして答え漏れがないかを確かめます。

分担できるようになったことが、いちばんの変化

設問の一覧と材料のファイルがそろうと、提案書づくりを分けて進められるようになりました。B総合管理では、ベテランは配点の大きい「実施方針」と「品質の確保」を担当し、若手の担当者は「実施体制」と「配置予定者」の下書きと材料集めを担当しています。若手にとっては、ベテランの書いた部分と見比べることが、提案書の書き方を覚えるいちばんの勉強にもなっています。

AIへの頼み方の例

設問の一覧ができたら、設問ごとに下書きを頼みます。材料は、箇条書きのメモのままで構いません。

【要確認】の印が付いた所は、担当者が材料を探して書き足すか、書けない場合は削ります。材料のない約束を、AIの文章で書き足さないことが大切です。

説得力は「自社の記録」から生まれる

提案書を読む人は、同じような言葉が並んだ提案書を何社分も読んでいます。点数が分かれるのは、具体的な数字と、その会社にしか書けない事実があるかどうかです。AIは文章を整えるのは得意ですが、自社の事実を知っているわけではありません。材料を集める段階に、いちばん力をかけましょう。

材料を、提案書のたびに集め直さない

B総合管理では、提案書で使った材料を「提案書の材料集」というフォルダにまとめ、設問の種類ごとに整理しています。業務の実績、資格者の名簿、研修の記録、アンケートの結果を、年に1回、入札期の前に更新するだけです。次の提案書では、AIに材料集から使えるものを探させるところから始められます。

開札後に評価の点数が公表される発注機関もあります。点数が分かったときは、設問ごとに「何点だったか」を材料集に書き残しておくと、翌年どの設問を厚くするべきかが分かります。入札結果の整理と組み合わせる方法は、入札結果をAIで読んで、取りに行く案件を選ぶで紹介しています。

注意点と、やってはいけないこと

提案書は、受注したあとに守る約束でもあります。AIの文章がもっともらしくても、自社で実行できない内容は書かないこと。業務が始まったあと、発注者は提案書のとおりに業務が行われているかを見ています。

提出前の確認は、2人で

下書きを作った担当者とは別の人が、設問の一覧を手元に置いて、提案書を読み直します。「この設問の答えは、どこに書いてあるか」を1つずつ指さしで確かめるだけで、答え漏れはほとんど防げます。AIに「設問の一覧と提案書を照らして、答えていない設問を挙げて」と頼むのも、確認の助けになります。

• 入札説明書・評価基準・仕様書・様式をそろえた
• AIで評価の項目を設問の一覧にした（配点・評価の視点・様式の指定）
• 書いてはいけないことや、失格の条件を確かめた
• 設問ごとに、自社の記録から材料を集めた
• 配点に合わせて構成と分量を決めた
• 設問1つずつ、AIで下書きを作った
• 【要確認】の所を、材料で埋めるか削った
• 実績・資格・数字を元の記録で照合した
• 別の人が、設問の一覧と照らして答え漏れを確かめた

この記事は、総合評価方式の提案書づくりにAIを使うための一般的な考え方をまとめたものです。評価の方法や提案書の様式は発注機関ごとに異なります。必ず各案件の入札説明書と評価基準に従い、不明な点は発注機関に確認してください。

よくある質問

※本記事の会社名・数値は、導入の流れを説明するためのモデルケースです。

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