入札公告から資格と期日をAIで抜き出し、カレンダーで管理。入札期の公告確認と期日管理を、約150時間から45時間に

ビルメンテナンス業の繁忙期は、年末から3月まで。官公庁の清掃・設備管理・警備といった役務の契約は年度ごとに更新されるため、この時期に入札が集中します。何十、何百という案件の公告を読み、参加資格を確かめ、書類をそろえ、積算をして、期日までに提出する――。この記事では、入札公告・入札説明書から参加資格と期日をAIで抜き出し、案件の一覧とカレンダーを自動で作れるようにしたビルメンテナンス会社のモデルケースを紹介します。

会社

B総合管理／地方都市のビルメンテナンス会社（清掃・設備管理・警備）

規模

従業員120名、入札担当3名

困りごと

入札期（12月〜3月）に約150件の公告を確認。資格の確認と期日の転記に追われ、残業と期日の見落としの不安が続いていた

対象の業務

入札公告・入札説明書の読み込み、参加資格の確認、期日の管理

入札期の負担はどこにあるか

B総合管理では、毎年12月ごろから、国・県・市町村・独立行政法人などの入札公告が一斉に出始めます。入札担当の3名は、発注機関のサイトや入札情報サービスで案件を探し、公告と入札説明書を1件ずつ読んで、参加できるかどうかを判断していました。

読み切れない公告と説明書は1件で数十ページ。資格や期日の書き方も発注機関ごとに違う

期日の見落とし参加申請・質問・入札・開札と、1件に期日がいくつもある。1つ落とすと参加できない

担当者に集中する案件の状況が担当者の頭とExcelの中にあり、休むと誰も分からない

とくに怖いのが、参加申請書の提出期限の見落としです。入札日より2〜3週間前に締め切られることも多く、気づいたときには参加できなくなっていた、ということが起こり得ます。

AIを使った新しい流れ（5ステップ）

ポイントは、「読んで、探して、書き写す」作業をAIに任せることです。担当者は、AIが作った一覧を確認し、参加するかどうかの判断と、書類・積算に時間を使えるようになります。

1. 公告を集めるPDFを案件ごとに保存
2. AIが読み込む資格と期日を抜き出す
3. 一覧表にする全案件を1つの表に
4. カレンダーへ期日を自動で取り込む
5. 担当者が確認原本と照らし合わせる

公告から抜き出す項目

入札公告・入札説明書には、必要な情報が書かれている場所や書き方が発注機関ごとにばらばらです。AIに「何を抜き出すか」を決めて渡すと、どの公告からも同じ形の一覧ができます。

さらに、自社が持っている入札参加資格・登録している営業品目・有資格者の一覧をAIに渡しておくと、案件ごとに「参加できる／条件を確認／参加できない」の判定まで付けてくれます。

ここがポイント

いちばん効果が大きかったのは、期日をカレンダーに取り込めるようにしたことです。AIに期日をカレンダー取り込み用の形式（CSVやiCalendar）で出してもらい、会社で使っているカレンダーに読み込むだけで、全員のスマホに「参加申請の締切」が表示されるようになりました。

AIへの頼み方の例

一覧ができたら、続けて「この表の期日を、カレンダーに取り込めるCSV形式で出してください。件名は『【参加申請締切】案件名』のようにしてください」と頼めば、カレンダーへの取り込み用のデータができます。

どれくらい時間が減ったか

B総合管理の入札期（12月〜3月）に、約150件の公告を確認するとして試算すると、次のように変わります。

人件費込みの時給2,500円で換算すると、入札期だけで約26万円分の時間です。時間は当社の試算で、案件数や発注機関の書式によって変わります。

時間が減っただけでなく、期日がカレンダーで全員に見えるようになり、担当者が休んでも案件の状況が分かるようになりました。浮いた時間は、積算の見直しや、参加を迷っていた案件の検討に回せています。

注意点と、続けるコツ

始めるときは、昨年度の公告を10件ほど使って、AIの抜き出しが正しいかを試すのがおすすめです。抜き出す項目と頼み方が固まれば、入札期が始まる前に準備を終えられます。公告の多くは公開情報ですが、自社の資格や価格の情報を扱うときは、AIのセキュリティとデータ管理の考え方にそって、法人向けプランで使ってください。

よくある質問

※本記事の会社名・数値は、導入の流れを説明するためのモデルケースです。

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