活用事例2026年10月15日
入金消込を、AIで月24時間から8時間に。振込名義のズレも、担当者の記憶に頼らない仕組みへ
ビルメンテナンスの仕事は、毎月決まった物件から決まった金額をいただく「定額の契約」が中心です。一見かんたんそうな入金の確認ですが、物件数が増えるほど、振込名義のズレやまとめ払いが重なり、月末の経理担当者を悩ませます。この記事では、その入金消込をAIでどこまで楽にできるかを、モデルケースで紹介します。
- 会社
- Cビルサービス／地方都市のビルメンテナンス会社（清掃・設備管理・点検）
- 規模
- 従業員25名（うち経理1名）、契約物件 約120件
- 困りごと
- 毎月約140件の入金を、経理担当者が通帳と請求一覧を見比べて手作業で消し込んでいた
- 対象の業務
- 入金消込未入金の確認お支払いのお願い
- 使ったもの
- ネットバンキングの入金明細（CSV）、請求一覧（Excel）、AI「Claude（クロード）」、今の会計ソフト
困っていたこと
- 消込に毎月約24時間
- 名義が違う入金の調べもの
- 担当者しか状況が分からない
やったこと
- 明細と請求一覧をAIで照合
- 迷う入金だけを人が判断
- 名義の対応表を毎月育てる
変わったこと
- 消込が月約8時間に
- 年約48万円分の時間が浮く
- 未入金一覧がすぐ出せる
ビルメン会社の入金消込が大変な理由
Cビルサービスの請求先は、マンションの管理組合、ビルのオーナー、管理会社などさまざまです。請求書は会社の正式名称で出していても、振込はカタカナの短い名義で入ってきます。
名義がカナや個人名で入ってくる。金額も手数料分だけずれることがある
名義が違う管理会社名やオーナー個人名で振り込まれ、どの物件の入金か分からない
まとめて入金管理会社が複数物件分をまとめて1回で振り込む
金額がずれる振込手数料が差し引かれ、請求額と数百円合わない
こうした「すぐには分からない入金」の確認は、ベテラン担当者の記憶に頼りがちです。担当者が休むと消込が止まり、未入金の確認や督促も遅れてしまいます。
AIを使った新しい流れ（5ステップ）
会計ソフトも銀行も変えずに、間にAIを入れるだけです。ポイントは、AIに「照合の案」を作らせ、人は「迷う入金」だけを判断することです。
明細を出すネットバンキングからCSV
請求一覧を出す今月の請求分
AIが照合名義・金額・日付で
迷う分だけ確認要確認・未入金
会計ソフトに登録いつもどおり
これまで通帳と請求一覧を1件ずつ見比べ、分からない入金は付箋で保留。
AI導入後AIが3つに分けた結果のうち、「要確認」と「未入金」だけを見る。
AIへの頼み方の例と、照合結果のイメージ
毎月同じ頼み方を使うことで、結果の形がそろいます。下の文章と一緒に、入金明細と請求一覧、名義の対応表（後述）の3つのファイルを渡します。
AIへの頼み方（例）
添付の「入金明細」と「今月の請求一覧」を照合して、請求ごとに次の3つに分けてください。
・消込済み：名義と金額が一致したもの
・要確認：名義か金額のどちらかが一致しないもの（理由を一言）
・未入金：対応する入金が見つからないもの
ルール
・「名義対応表」にある振込名義は、その請求先として扱ってください
・金額の差が880円以内なら、振込手数料の差し引きの可能性として「要確認」にしてください
・1回の入金が複数の請求の合計と一致する場合は、組み合わせ候補を示してください
・最後に、結果をExcelに貼り付けられる表でも出してください
AIからは、たとえば次のような表が返ってきます。担当者は「要確認」と「未入金」の行だけを見ればよくなります。
消込済みそのまま登録会計ソフトにいつもどおり消込を登録する
要確認人が判断する手数料の扱いや、誰の入金かを確かめて決める
未入金お知らせを送る入金予定日を過ぎていれば、お支払いのお願いへ
「名義の対応表」を育てるのがコツ
いちばん効くのは、「この振込名義は、この請求先」という対応表を作り、毎月少しずつ育てていくことです。要確認で人が判断した結果を、その都度この表に足していきます。
ここがポイント
対応表は、ベテラン担当者の頭の中にあった知識そのものです。表にしてAIに渡すことで、担当者が休んでも、新しい人に代わっても、同じように消込ができるようになります。
どれくらい時間が減ったか
毎月約140件の入金として試算すると、消込にかかる時間は次のように変わります。
人件費込みの時給2,500円で換算すると、月約4万円、年約48万円分の時間です。時間は当社の試算で、入金件数や名義のばらつきによって変わります。
時間だけでなく、「未入金がいくらあるか」を月初めにすぐ出せるようになったことも大きな変化です。社長に聞かれてから慌てて調べる、ということがなくなりました。
注意点と、人が判断すべきこと
AIの照合結果を確認せず、そのまま会計ソフトに登録する
AIは案を作るだけ。登録と最終判断は担当者が行う
口座番号など、照合に不要な情報までAIに渡す
法人向けプランを使い、不要な列は消してから渡す
手数料の差額を、毎回なんとなく処理してしまう
契約上どちらの負担かを対応表のメモに残し、判断をそろえる
未入金のお知らせまでつなげる
照合で「未入金」になった請求先には、AIでお支払いのお願いメールの下書きも作れます。相手との関係を損ねないよう、ていねいな文面にするのがコツです。
未入金一覧から、相手ごとのお知らせ文を下書き
AIへの頼み方（例）
次の未入金の請求先それぞれに、お支払いのお願いメールを作ってください。
行き違いで入金済みの可能性にも触れ、責める言い方は避けて、ていねいにお願いしてください。
- 入金予定日を過ぎた請求先の一覧づくり
- 相手ごとのお支払いのお願いメールの下書き
- 毎月の入金状況のまとめ（社長への報告用）
よくある質問
AIに消込を全部任せても大丈夫ですか？
おすすめしません。AIには照合の案と、迷う入金の洗い出しを任せ、会計ソフトへの登録や最終判断は担当者が行う分担が安全です。
銀行の明細をAIに渡しても大丈夫ですか？
法人向けプランでは入力内容がAIの学習に使われない設定になっています。口座番号などの照合に不要な列は削除してから渡す、といった社内ルールを決めて使うことをおすすめします。
今の会計ソフトはそのまま使えますか？
使えます。銀行の明細と請求一覧をCSVやExcelで用意できれば、会計ソフトを変える必要はありません。照合結果をもとに、いつもどおり会計ソフトで消込を登録します。
※本記事の会社名・数値は、導入の流れを説明するためのモデルケースです。
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