複雑な給与計算を、AIで月10日から3日に。警備・設備・清掃で手当がバラバラでも、ルールを「データベース化」して事務員2名の作業を短縮

警備・設備管理・清掃をまとめて請け負う、いわゆる「総合建物管理」の会社の給与計算は、ほかの業種と比べてもとくに複雑です。仕事の種類ごとに月給・日給・時給が混ざり、現場ごとに手当のルールも違います。「この現場だけ夜勤手当が違う」「この人は資格手当がつく」といった例外が積み重なり、毎月の給与計算が事務員の大きな負担になっています。この記事では、そうした複雑な給与計算を、ルールの「データベース化」とAIで短くする方法を、モデルケースで紹介します。

会社

Jビルサービス／地方都市の総合建物管理会社（警備・設備管理・清掃）

規模

従業員約150名（社員40名、パート・アルバイト110名）、現場 約50か所

困りごと

給与計算を事務員2名で毎月約10日かけて行っていた。手当のルールが現場ごとにバラバラで、担当者しか分からない例外も多かった

対象の業務

給与計算勤務表の集計手当・割増の計算支給額のチェック

使ったもの

賃金規程・現場ごとの契約メモ・過去の給与明細、Excel、AI「Claude（クロード）」の法人向けプラン、今の給与ソフト

総合建物管理の給与計算が複雑になる理由

Jビルサービスでは、施設警備・交通誘導警備・設備管理・日常清掃・定期清掃と、性質の違う仕事を同じ会社で行っています。賃金の決め方も、社員は月給、交通誘導は日給、清掃パートは時給とさまざまです。

現場ごとにルールが違う同じ夜勤でも、現場の契約によって手当の額や付け方が違う

勤務表の形式がバラバラ紙の出勤簿、現場のExcel、LINEでの報告などが混在している

担当者の頭の中にしかない「この現場はこう」という例外を、ベテラン事務員だけが覚えている

たとえば、次のようなルールが社内のあちこちに散らばっていました。ひとつひとつは単純でも、150人分を毎月手作業で当てはめるのは大変です。

いちばん大事なのは「ルールのデータベース化」

AIを入れる前に、まず取り組んだのが、散らばったルールを1つの表にまとめることでした。これを「手当マスタ」と呼んでいます。賃金規程、現場ごとの契約メモ、過去の給与明細をAIに読ませ、ルールの一覧を下書きしてもらいました。

できあがった手当マスタは、たとえば次のような形です。「どの仕事・どの現場で・どんな条件のとき・いくら」を1行ずつ書き、根拠になった書類も残しておきます。

ここがポイント

ルールの整理中に、規程と実際の支給が食い違っているものや、だれも理由を説明できない手当が見つかることがあります。AIには「矛盾や根拠が見つからないものは【要確認】にする」と指示し、最終的には社長・事務担当・社会保険労務士でルールを決めました。この作業そのものが、会社のルールを統一する良いきっかけになります。

AIを使った新しい流れ（5ステップ）

ポイントは、給与の計算そのものはAIにさせないことです。AIは「ルールの整理」「バラバラな勤務データをそろえる」「おかしな数字を見つける」が得意です。一方、お金の計算は、手当マスタを参照するExcelの計算式で行い、毎回同じ結果になるようにしています。

1. 勤務データをそろえるAIが同じ形の表に
2. 手当マスタを参照現場・条件ごとに
3. 表の式で計算毎回同じ結果に
4. AIが異常をチェック前月比・最低賃金
5. 給与ソフトに取込いつもどおり

AIへの頼み方の例

Jビルサービスで実際に使っている頼み方を、3つの場面に分けて紹介します。

どれくらい時間が減ったか

事務員2名、従業員約150名の給与計算で試算すると、次のように変わります。

人件費込みの時給2,500円で換算すると、月約28万円、年約336万円分の時間です。最初の手当マスタづくりには、別に2〜3週間ほどかかります。時間は当社の試算で、従業員数や勤務表の形式によって変わります。

時間だけでなく、「なぜこの金額になったのか」を手当マスタで説明できるようになったことも大きな変化です。社員からの問い合わせにもすぐ答えられ、担当者が休んでも、もう1人が同じように計算できるようになりました。

注意点と、人が判断すべきこと

割増賃金の率や最低賃金は、法改正や地域によって変わります。本記事は一般的な考え方を紹介するものです。実際の運用は、社会保険労務士などの専門家にご確認ください。

よくある質問

※本記事の会社名・数値は、導入の流れを説明するためのモデルケースです。

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