Geminiで中小企業ができることGmail・スプレッドシート・会議で、今日から試せる使い方

Googleのメールや表計算を仕事で使っている会社なら、AIを新しく入れなくても、すでに手元にあるかもしれません。Googleの業務向けサービス「Google Workspace」には、AIの「Gemini」が組み込まれています。ただ、「契約はしているけれど、どこで何ができるのか分からない」という声もよく聞きます。この記事では、中小企業がGeminiで今日から試せる使い方を、アプリごとに整理します。

どこにあるか分からないボタンの場所

プランで違うできること

情報が心配学習に使われる？

使い道が浮かばない最初の一歩

GeminiとGoogle Workspaceの関係

Geminiは、Googleが提供するAIです。単体のアプリとして使うこともできますが、会社でGoogle Workspace（Gmail、ドキュメント、スプレッドシート、Meet、ドライブなど）を契約している場合は、ふだん使っているアプリの画面の中からGeminiを呼び出せます。メールを書いている画面のまま、横に出てくるパネルで頼めるのが特長です。

プランによって、使える範囲が違う

Google WorkspaceのGeminiは、契約しているプランによって使える範囲が変わります。業務向けの「Business」「Enterprise」プランにはGeminiが含まれていますが、いちばん安いプランでは使えるアプリが限られます。

ここがポイント

使える機能やプランの内容は、たびたび変わります。自社のプランで何が使えるかは、管理者の画面やGoogleの公式案内で確かめてください。

Gmailで：返信の下書きと、長いスレッドの要約

いちばん手軽なのがGmailです。取引先とのやりとりが何十通も続いたスレッドを開き、「このやりとりの要点と、こちらがまだ返事していないことをまとめて」と頼めば、経緯をつかむ時間が短くなります。返信も、伝えたい要点を箇条書きで渡して下書きさせれば、文面を一から考える必要がありません。

ドキュメント・スプレッドシートで：下書きと整理

ドキュメントでは、箇条書きのメモから報告書や案内文の下書きを作ったり、長い文書を要約したりできます。スプレッドシートでは、表の見出しを作ったり、データの傾向を聞いたりできます。

• ドキュメント：点検メモから報告書の下書き、会議の議事メモから社内連絡文
• スプレッドシート：見積の一覧表のひな形づくり、月別の集計の仕方の相談
• どちらも、ドライブにある別の資料を参照して頼むことができる（プランによる）

数字の集計は、AIの答えをそのまま使わず、関数や元のデータで確かめるのが基本です。表計算の「しくみ」を作らせて、計算は表計算ソフトにさせる、と考えると安全です。

Meet・ドライブで：会議メモと資料探し

Meetでは、会議の内容からメモを自動で作る機能があります（プランによる）。ドライブでは、たくさんのファイルの中から「去年の○○物件の見積を探して、金額の内訳を教えて」のように頼めます。

1. Gmail要約と返信
2. ドキュメント下書き
3. スプレッドシート表の整理
4. Meet会議メモ
5. ドライブ資料探し

会議を記録するときは、参加者に事前に伝えるのがマナーです。社外の人が入る会議では、とくに気をつけましょう。

入力した情報の扱いと、社内ルール

Googleは、Google WorkspaceのGeminiに入力した内容や作られた文章を、AIの学習には使わないと案内しています。一方で、個人向けの無料のGeminiアプリでは、扱いが異なる場合があります。仕事で使うなら、会社のアカウントのGeminiを使うことを社内のルールにしておきましょう。

なお、Geminiで作れる「Gem」（決まった仕事用に設定したAI）は、「スキル」へ移行する予定が発表されています。新しく作り込む前に、最新の案内を確かめておくと安心です。

• 自社のGoogle Workspaceのプランを確かめた
• Gmailでスレッドの要約を試した
• 返信の下書きを、要点を渡して作らせた
• ドキュメントでメモから下書きを作った
• 数字は元のデータで確かめるルールにした
• 仕事では会社のアカウントで使うと決めた
• 会議の記録は参加者に伝えると決めた

この記事は、Google WorkspaceのGeminiを業務で使うための一般的な考え方をまとめたものです。機能やプランの内容は変わることがあります。最新の情報はGoogleの公式案内で確認してください。

よくある質問

※本記事の会社名・数値は、導入の流れを説明するためのモデルケースです。

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